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Na gestão de processos, um dos principais objetivos é otimizar as atividades e eliminar os gargalos. No entanto, não é incomum que na busca por melhorias não seja levado em consideração soluções tecnológicas, como aplicativos e ferramentas disponíveis no mercado, que podem solucionar esses problemas rapidamente.
Uma das grandes vantagens na adoção de tecnologia na gestão de processos é a automação, mecanismo que pode realizar tarefas repetitivas automaticamente. Em gestão financeira, isso é imprescindível.
Tarefa manual precisa ser automatizada. Você precisa ter tudo categorizado, tudo bem distribuído, agrupado e sistematizado, para que gere relatórios para você interpretar. Essa é a parte importante. Entender o fluxo de caixa, por exemplo, não fazer ele em si. Conte com ferramentas para te auxiliar nesse processo.
A adoção da tecnologia passa por analisar métricas e resultados constantemente. Quem analisa consegue identificar gargalos e oportunidades. Avalie as entradas e saídas e as compare com os valores retroativos mensalmente. Você consegue acompanhar a evolução das receitas e das despesas e entender o seu termômetro.
Aqui é onde você entende a saúde financeira do seu negócio. Se no balanço final do seu mês você está no positivo ou no negativo. É só olhando, com atenção, as métricas e os resultados, que você tem visão 360º sobre a saúde financeira do seu negócio.
Assim que os primeiros dados comecem a aparecer, já é bom passá-los por uma leitura detalhada. Nesse momento, o principal é entender se eles estão alinhados com o planejado ou se deram muito diferente do esperado (tanto para o bem como para o mal) e o porquê.
Por exemplo, se o faturamento foi abaixo do esperado, o que pode ter dado errado? Há algumas possibilidades, como: a comunicação estava clara? O preço estava muito elevado? O interesse dos clientes mudou? Os concorrentes estão com ofertas mais interessantes? Há outra tendência no mercado?
Para ajudar a solucionar essas questões, é preciso analisar diferentes dados de diferentes áreas. Só assim será possível chegar a uma conclusão mais certeira e entender qual o cenário e quais as possibilidades.
Hoje é quase impensável fazer todo esse acompanhamento sem tecnologias que possam ajudar a torná-lo mais eficaz.
Os riscos de não contar com programas especializados ou formas de automatizar processos da gestão financeira são muito grandes. É possível que dados sejam perdidos ou cadastrados de forma errada, o que pode ter consequências catastróficas para o negócio. Vale lembrar que nesse caso quanto maior a empresa, maiores as chances.
Além dos cuidados com as informações, a automatização também conta com a vantagem de liberar profissionais que gastavam parte da rotina dedicando-se a trabalhos puramente repetitivos. Deixando para programas e aplicativos realizarem essa parte, esses colaboradores podem se dedicar a tarefas mais estratégicas para a empresa.
Por fim, não é possível deixar de lado o aumento da eficiência financeira da empresa com a adoção da automatização. Afinal, com a diminuição de erros possíveis gastos desnecessários chegam ao fim e, junto a eles, são necessários menos profissionais nessas posições. Em outras palavras, a tendência é que o negócio fique cada vez mais enxuto e eficiente, gastando bem menos do que antes.
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